Logiciel de gestion dédié aux organismes de formation

Les Clients

• Fiches détaillées complètes : coordonnées, suivi et historique des courriers et documents édités par le logiciel.
• Listing des stagiaires associés.
• Tarifs spécifiques (droits d'accès paramétrables).
• Géolocalisation des sites clients.
• Accès direct au panier (aux formations en attente de facturation).
• Accès direct aux factures, impression des relances.
• Visualisation des stagiaires planifiés.
• Accès rapide aux conventions ou propositions.
• Gestion documentaire.

Les stagiaires

• Fiche détaillée complète : coordonnées, photo...
• Historique des courriers envoyés et documents édités par ISIFORM.
• Gestion des groupes de stagiaires.
• Association d'un stagiaire à un client et son organisme financeur (ou uniquement ce dernier lorsque le stagiaire est également le client).
• Aperçu et impression des sessions planifiées.
• Gestion des disponibilités.
• Accès rapide au panier (éléments à facturer).
• Gestion des compétences du stagiaire.
• Gestion des diplômes attribués par le centre ainsi que leur période de validité (meilleur suivi des recyclages).
• Gestion documentaire.

Les financeurs

• Gestion des financeurs tiers (OPCA, Pôle Emploi…).
• Type de prise en charge paramétrable.

Les formateurs

• Fiche détaillée complète.
• Insertion de documents externes (CV, certificats de travail...) pour informatiser les dossiers de vos intervenants.
• Historique et traçabilité des courriers et des documents édités par le logiciel.
• Gestion des contrats des formateurs.
• Suivi des heures contractuelles (avec décompte automatique des heures planifiées).
• Edition du planning formateur.
• Gestion des compétences : entièrement paramétrables, elles vous permettent de planifier automatiquement les intervenants disposant des compétences requises.
• Gestion des disponibilités et indisponibilités, récurrentes ou ponctuelles.

Catalogue de formations

• Catalogue de formations entièrement paramétrable.
• Gestion des modules de formation / des parcours.
• Association des documents types nécessaires au déroulement de la formation: feuille de présence (sous différents modèles), convocation, certificat d'aptitude...
• Edition des conventions / contrats.
• Association du ou des diplômes obtenus à la validation de la formation.
• Paramétrage complet de la facturation (tarifs horaires, par stagiaire, par jour, forfaitaire...).
• Gestion des prestations annexes: repas, location de salle, manuel, équipement...

Planification

• Création des sessions de formation sur l’année.
• Planification assistée des stagiaires, lieux et formateurs.
• Gestion en créneaux
• Contrôle des anomalies (défaut de planification).
• Contrôle des prérequis: contrôle des compétences nécessaires pour intégrer une formation.
• Contrôles en temps réel des disponibilités.
• Affichage du planning personnalisable.
• Edition des plannings (formateurs, sessions, salles, sites, stagiaires).

Les diplômes

• Créez et personnalisez vos diplômes et associez-les à vos formations.
• Attribuez et imprimez les diplômes des stagiaires.
• Tous les diplômes attribués sont enregistrés, des alertes vous informent de leur expiration, vous pouvez ainsi relancer vos clients pour effectuer les recyclages.
• Alertes automatiques en cas de diplômes à recycler.

Devis / Proposition

• Rédaction des devis et propositions de formation.
• Gestion automatique des tarifs spécifiques par Client.
• Edition paramétrable des propositions.
• Transformation automatique des propositions en convention / contrat.
• Relance des clients dont les diplômes doivent être recyclés.

Factures

• Facturation automatique des formations réalisées et des prestations annexes (ouvrages pédagogiques, frais de repas, déplacements…).
• Répartition automatique de la facturation (clients, OPCA, Pôle Emploi…).
• Gestion d’articles.
• Envoi des factures par email.
• Export du journal des ventes vers la comptabilité.

Règlements

• Situation des créances et relances.
• Gestion des acomptes \ règlements.
• Export des écritures de règlements vers la comptabilité.

Des documents à votre image

• Documents types entièrement paramétrables (convention, feuille de présence, attestation...).
• Insertion et modification de vos propres documents.
• Création de nouveaux documents.
• Gestion des champs automatiques pour automatiser au maximum votre gestion et gagner en productivité.
• Listing des documents en attente d'envoi (ou en attente d'impression).
• Envoi collectif de sms et emailing.

Un outil de reporting complet

• Comparatif des heures prévues / planifiées.
• Bilan pédagogique automatique.
• Analyse des coûts.
• Analyse du CA, de la rentabilité par session.
• Export de données vers un tableur.